คำถามที่พบบ่อย
หน่วยสารบรรณและเลขานุการผู้บริหาร
คณะทันตแพทยศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
1.1 หนังสือประเภทใดต้องออกเลขคณะฯ
- หนังสือที่จัดทำเพื่อ ติดต่อหรือส่งถึงหน่วยงานภายนอกคณะทันตแพทยศาสตร์ ให้ดำเนินการออกเลขหนังสือของคณะทันตแพทยศาสตร์ ตามขั้นตอนที่กำหนด
1.2 หนังสือประเภทใดออกเลขหน่วยงาน
- หนังสือที่จัดทำเพื่อ ติดต่อระหว่างหน่วยงานภายในคณะทันตแพทยศาสตร์ เช่น ระหว่างสำนักงาน หน่วยงาน ฝ่าย ภาควิชา หรือหน่วยงานอื่นภายในคณะฯ สามารถดำเนินการออก เลขหนังสือของหน่วยงาน/ฝ่าย/ภาควิชา นั้น ๆ ได้
1.3 ต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง
- ต้องมีใบนำ/ใบปะหน้าเอกสาร โดยได้รับการลงนามจากผู้บังคับบัญชา/หัวหน้า แนบมากับเอกสารที่ต้องการเสนอลงนาม/เกษียณเอกสาร
2.1 ลำดับการเสนอเอกสาร
การเสนอเอกสารเพื่อให้คณบดีลงนาม มีลำดับการดำเนินงานแตกต่างกันตามประเภทของหนังสือและ การออกเลขหนังสือ ดังนี้
- กรณีเสนอเอกสารเพื่อให้คณบดีลงนามและออกเลขหนังสือของคณะทันตแพทยศาสตร์
มีลำดับการดำเนินงาน ดังนี้- 1.1 ผู้รับผิดชอบออกเลขหนังสือของคณะฯ (นางสาวอายลดา มูลตา)
- 1.2 เลขานุการคณบดี (นางสาวอุรดี อารยเวทย์)
- 1.3 คณบดี (ศาสตราจารย์ ทันตแพทย์ ดร.พรชัย จันศิษย์ยานนท์)
- กรณีเสนอเอกสารเพื่อให้คณบดีลงนาม แต่ออกเลขหนังสือภายในของหน่วยงานได้
มีลำดับการดำเนินงาน ดังนี้- 2.1 เลขานุการคณบดี (นางสาวอุรดี อารยเวทย์)
- 2.2 คณบดี (ศาสตราจารย์ ทันตแพทย์ ดร.พรชัย จันศิษย์ยานนท์)
- 2.3 เลขานุการคณบดี (นางสาวอุรดี อารยเวทย์)
ทั้งนี้ ลำดับการดำเนินงานอาจแตกต่างกันตามประเภทของเอกสารและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ผู้จัดทำสามารถตรวจสอบสถานะและขั้นตอนปัจจุบันของเอกสารได้จาก “ประวัติขั้นตอนเอกสาร”
2.2 กรณีเร่งด่วน
เสนอลงนามโดยระบุชั้นความเร็ว ปกติ ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด
3.1 ตรวจสอบสถานะได้ที่ไหน
การติดตามสถานะเอกสาร สามารถตรวจสอบได้อย่างไร?
ผู้จัดทำสามารถตรวจสอบสถานะและความคืบหน้าของเอกสารได้ว่า ปัจจุบันเอกสารอยู่ระหว่างดำเนินการในขั้นตอนใด อยู่ระหว่างเสนอผู้มีอำนาจลงนาม หรือได้ลงนามเรียบร้อยแล้ว รวมถึงสามารถตรวจสอบการดำเนินการภายหลังจากการลงนามว่า เอกสารถูกส่งต่อไปยังหน่วยงานใด หรือส่งกลับไปยังหน่วยงานต้นเรื่อง
วิธีตรวจสอบสถานะเอกสาร
สามารถตรวจสอบได้ที่
ข้อมูลเอกสาร → หัวข้อ “ประวัติขั้นตอนเอกสาร” (บริเวณด้านล่างขวามือของหน้าข้อมูลเอกสาร)
3.2 สถานะแถบสีเขียว/ขาว/แดงหมายถึงอะไร
โดยระบบจะแสดงสถานะของเอกสารด้วยแถบสี ดังนี้
|
สี |
ความหมาย |
|---|---|
|
🟩 สีเขียว |
เอกสารดำเนินการมาถึงขั้นตอน/ผู้รับผิดชอบในลำดับดังกล่าวแล้ว |
|
⬜ สีขาว |
เอกสารยังดำเนินการมาไม่ถึงขั้นตอน/ผู้รับผิดชอบในลำดับดังกล่าว |
|
🟥 สีแดง |
เอกสารถูกตีกลับหรือถูกปฏิเสธ และต้องดำเนินการแก้ไข/ตรวจสอบตามรายละเอียดที่ระบุ |
ตัวอย่าง
4.1 เอกสารส่งกลับหน่วยงานต้นเรื่องอย่างไร
การเสนอเอกสารให้คณบดีลงนาม
- 4.1.1 เสนอลงนามโดยผ่านคณะทันตแพทยศาสตร์ หลังจากคณบดีลงนามและเลขานุการตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อย เอกสารจะถูกส่งกลับไปยังหน่วยสารบรรณและเลขานุการผู้บริหาร หน่วยงานจะดำเนินการส่งกลับไปยังหน่วยงาน/ภาควิชาฯ ต้นเรื่องและหน่วยงานผู้เกี่ยวข้องกับเอกสารฉบับนั้นๆค่ะ
- 4.1.2 เสนอลงนามผ่านสำนักคณบดี (เลขานุการ) โดยตรง หลังจากคณบดีลงนามและเลขานุการตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อย เอกสารจะถูกส่งกลับไปยังหน่วยงาน/ภาควิชาฯ เจ้าของเรื่อง
4.2 หากยังไม่ได้รับเอกสารขั้นตอนตรวจสอบเบื้องต้นหรือ ช่องทางติดต่อสอบถาม
เข้าไปยังระบบ lesspaper เลือกประเภทหนังสือที่เสนอ – หนังสือส่ง – หนังสือคำสั่ง เลือกหัวข้อ ติดตาม การดำเนินการ ไปแถบทางขวามือ ข้อมูลเอกสาร เลือกหัวข้อ “ประวัติขั้นตอนเอกสาร” จะสามารถตรวจสอบสถานะได้ หรือติดต่องานสารบรรณ เบอร์ 88630 หรือ 88631
เพื่อให้การออกเลขหนังสือในระบบ LessPaper เป็นไปอย่างถูกต้อง และตรงตามหน่วยงานที่ประสงค์จะออกหนังสือ ขอให้ธุรการภาควิชาและผู้ที่ประสงค์ออกเลขหนังสือ ในนามคณะทันตแพทยศาสตร์ ตรวจสอบการตั้งค่าในระบบก่อนดำเนินการออกเลขทุกครั้ง โดยมีขั้นตอนดังนี้
5.1 ตรวจสอบช่อง “ออกเลขที่ในนาม”
ให้เลือก “คณะทันตแพทยศาสตร์” ในช่อง “ออกเลขที่ในนาม” ตามกรอบสีแดงที่แสดงในภาพตัวอย่าง
ตัวอย่างภาพการออกเลขหนังสือในนามคณะทันตแพทยศาสตร์
5.2 กรณีไม่ได้เลือก “คณะทันตแพทยศาสตร์”
หากไม่ได้เลือก “คณะทันตแพทยศาสตร์” ระบบจะดำเนินการออกเลขหนังสือในนามของหน่วยงานที่ตั้งค่าไว้ ซึ่งอาจไม่ตรงตามวัตถุประสงค์ของการออกหนังสือ และอาจส่งผลให้ต้องดำเนินการแก้ไขเลขหนังสือภายหลัง
ข้อควรระวัง
โปรดตรวจสอบช่อง “ออกเลขที่ในนาม” ให้ถูกต้อง ก่อนกดออกเลขหนังสือทุกครั้ง เพื่อป้องกันการออกเลขหนังสือผิดหน่วยงาน และลดความคลาดเคลื่อนในการดำเนินงานด้านสารบรรณ